7 signálov, že váš podnikový systém potrebuje výmenu

Väčšina firiem nepoužíva starý systém preto, že by chcela. Používajú ho, pretože výmena vyzerá drahšie a zložitejšie než "ešte to nejako vydržať". Lenže ten starý systém medzitým potichu žerie peniaze, čas a nervy. Tu je 7 konkrétnych príznakov, že nastal čas prestať záplatovať a začať stavať odznova.

1. Nikto nerozumie kódu

Pôvodný vývojár odišiel pred piatimi rokmi. Dokumentácia buď neexistuje, alebo popisuje verziu z roku 2018. Keď potrebujete zmeniť jednu funkciu, trvá to týždne, pretože nikto nevie, čo sa stane, keď sa siahne na ten jeden súbor.

Toto je extrémne bežné. Systém písaný jedným človekom bez code review, bez testov, často v technológii, ktorú dnes nikto nový nevie (klasika: Visual Basic 6, staré PHP bez frameworku, dávno nepodporovaná verzia Javy). Každá úprava je ruská ruleta.

Praktický test: Skúste zadať externému vývojárovi jednoduchú úlohu — napríklad pridanie nového poľa do formulára. Ak odhad presahuje 3 dni práce, máte problém. Ak vám povie, že sa v kóde nevyzná, máte veľký problém.

2. Údržba stojí viac než hodnota, ktorú systém prináša

Platíte mesačne za hosting servera, za občasné opravy, za licenciu databázy, za človeka, ktorý "sa o to stará". Sčítajte si to za rok. A teraz sa spýtajte: čo presne ten systém robí? Koľko práce reálne šetrí?

Videli sme firmu, ktorá platila 1 000 € mesačne za údržbu interného systému na správu objednávok. Systém zvládal to isté čo Airtable za zlomok ceny — ale nikto si nesadol a neporovnal to, pretože "vždy to tak bolo".

Praktický test: Sčítajte všetky náklady na systém za posledných 12 mesiacov (hosting, licencie, práca vývojára, čas zamestnancov strávený obchádzaním problémov). Porovnajte to s cenou modernej alternatívy. Výsledok vás pravdepodobne prekvapí.

3. Nejde napojiť na nič ďalšie

Potrebujete prepojiť systém s účtovníctvom? S e-shopom? S CRM? Nejde to. Systém nemá API, nemá exporty v použiteľnom formáte, nemá webhooky. Jedinou možnosťou je ručné prepisovanie dát z jedného systému do druhého.

Toto je jeden z najdrahších problémov, pretože ho väčšinou riešia ľudia — a ľudia robia chyby. Jedna firma, s ktorou sme pracovali, zamestnávala brigádničku na polovičný úväzok len preto, aby prepisovala dáta z interného systému do fakturačného softvéru. Každý mesiac. Ručne.

Praktický test: Máte v systéme dáta, ktoré potrebujete aj inde? Ako ich tam dostávate? Ak odpoveď obsahuje slovo "ručne" alebo "Excel export", je to signál.

4. Zamestnanci systém obchádzajú

Toto je najspoľahlivejší indikátor. Keď si ľudia popri oficiálnom systéme vedú vlastné Excel tabuľky, papierové poznámky alebo Google Sheety, znamená to, že systém nerobí to, čo potrebujú.

Nie je to chyba zamestnancov. Sú pragmatickí — potrebujú svoju prácu urobiť a systém im v tom nepomáha, takže si nájdu cestu okolo. Problém je, že tým vzniká chaos: dáta sú na troch miestach, nikto nevie, ktoré sú aktuálne, a pri odchode zamestnanca zmizne jeho "systém" s ním.

Praktický test: Prejdite sa po kanceláriách (alebo sa pozrite na zdieľané disky). Koľko Excelov nájdete, ktoré duplikujú dáta z hlavného systému? Koľko ľudí má vlastnú "evidenciu"? Čím viac, tým horší je stav hlavného systému.

5. Bezpečnostné diery

Systém beží na Windows Server 2012, ktorý Microsoft prestal podporovať. Databáza je MySQL 5.5, ktorá nedostáva bezpečnostné záplaty. Framework, v ktorom je systém napísaný, mal posledný update v roku 2019.

Nie je to abstraktná hrozba. Ransomware útoky na malé a stredné firmy sú bežné a útočníci cielia práve na nepodporovaný softvér, pretože známe zraniteľnosti nikto neopraví. Jeden úspešný útok vás bude stáť viac než nový systém.

Praktický test: Zistite, na čom váš systém beží. Aký operačný systém? Aká verzia databázy? Aký programovací jazyk a framework? Potom sa pozrite, či tieto technológie stále dostávajú bezpečnostné aktualizácie. Ak nie — je to tichá bomba.

6. Systém spomaľuje rast firmy

Firma rastie, pribúdajú zákazníci, zamestnanci, objednávky. Ale systém bol navrhnutý pre 10 užívateľov a 500 záznamov. Teraz ich je 50 a 15 000. Systém sa zasekáva, padá, trvá minúty načítať zoznam.

Alebo horšia varianta: nemôžete spustiť novú službu, pretože systém ju nepodporuje a úprava by trvala mesiace. Konkurencia ponúka online objednávky, vy nie — pretože váš systém to nevie a pridať to nejde.

Praktický test: Spomeňte si na posledné 3 nápady, ktoré ste museli odložiť alebo zrušiť kvôli obmedzeniam systému. Koľko vás to stálo na ušlom príjme? To je skutočná cena starého systému — nie len to, čo platíte za údržbu, ale to, čo kvôli nemu nezarobíte.

7. Noví zamestnanci sa ho boja

Nástup nového človeka trvá týždne, pretože systém je neintuítivný. Vyzerá ako z roku 2005 (pretože z roku 2005 je). Nový zamestnanec potrebuje sadnúť si vedľa skúseného kolegu, ktorý mu ukáže "kde sa čo kliká". Bez tohto mentoringu je systém nepoužiteľný.

Toto je skrytý náklad: dlhší onboarding, vyššia frustrácia, vyššia fluktuácia. Mladší zamestnanci sú zvyknutí na moderné aplikácie. Keď dostanú k práci systém s menu ako z DOSu, berú to ako signál, že firma je zastaralá. A odchádzajú.

Praktický test: Spýtajte sa posledných 3 nových zamestnancov, čo ich na systéme najviac frustrovalo. Odpovede budú úprimné — a pravdepodobne nepríjemné.

Čo s tým? Praktické ďalšie kroky

Ak ste sa spoznali v 3 a viac bodoch, situácia je vážna. Ale nemusíte hneď všetko zahodiť a stavať od nuly. Tu je pragmatický postup:

1. Audit aktuálneho stavu. Zmapujte, čo systém reálne robí, kto ho používa a ako. Čo funguje? Čo nie? Kde sú najväčšie bolesti?

2. Definujte, čo skutočne potrebujete. Často zistíte, že z celého systému aktívne používate len 30 % funkcií. Zvyšok nikto nepoužíva. Nový systém môže byť jednoduchší.

3. Zvážte postupnú migráciu. Nemusíte vymeniť všetko naraz. Môžete začať najkritickejšou časťou a starý systém postupne nahrádzať modul po module.

4. Spočítajte si ROI. Porovnajte aktuálne náklady (údržba + ušlý zisk + čas zamestnancov) s investíciou do nového riešenia. Výmena systému väčšinou vyjde lacnejšie, než si myslíte — a rozhodne lacnejšie než ďalších 5 rokov záplatovania.

5. Nájdite partnera, nie dodávateľa. Hľadajte tím, ktorý rozumie vášmu biznisu, nie len technológii. Vývojári, ktorí sa vás spýtajú "prečo to robíte takto?" sú cennejší než tí, ktorí len napíšu, čo im poviete.

V BASAD Studios robíme presne toto — pomáhame firmám prejsť zo starých systémov na moderné riešenia, ktoré držia krok s rastom firmy. Ak si nie ste istí, či je čas na zmenu, ozvite sa nám. Prvotná konzultácia je zadarmo.