Koľko stojí modernizácia starého systému na Slovensku?

Máte systém, ktorý beží 10 alebo 15 rokov. Funguje — väčšinou. Ale každá úprava trvá týždne, nový zamestnanec sa ho učí mesiace a dodávateľ zvyšuje ceny, pretože technológie, na ktorých systém stojí, už nikto nový nevie. Otázka nie je či modernizovať, ale za koľko a ako to naplánovať.

Tento článok vám dá reálny prehľad nákladov na slovenskom trhu. Žiadne marketingové frázy — konkrétne čísla, konkrétne položky.

Čo ovplyvňuje cenu

Cena modernizácie závisí od štyroch hlavných faktorov:

1. Zložitosť systému

Jednoduchá webová aplikácia s pár formulármi je niečo iné než ERP systém s 200 obrazovkami, vlastnou business logikou a 15 rokmi záplat. Čím viac funkcií systém má, tým viac práce stojí jeho náhrada.

Kľúčový ukazovateľ: počet unikátnych business procesov, ktoré systém pokrýva. Systém s 5 procesmi je rádovo jednoduchší než systém s 50.

2. Objem a kvalita dát

Migrácia dát je často najdrahšia časť celého projektu. Stará databáza má duplicity, nekonzistentné formáty, chýbajúce hodnoty a záznamy, ktoré nikto nechápe. Čistenie dát pred migráciou môže zabrať 20-30 % celkového rozpočtu.

Príklad: Firma s 500 000 záznamami v systéme na správu objednávok zistila, že 15 % záznamov malo chybné IČO dodávateľa. Oprava trvala 3 týždne a stála 5 000 € — len táto jedna položka.

3. Integrácia s okolitým svetom

Starý systém málokedy existuje izolovane. Napojenie na účtovníctvo, e-shop, sklad, banku, elektronickú schránku — každá integrácia je samostatný kus práce. Počítajte 1 200-6 000 € za každú integráciu, podľa zložitosti.

4. Obdobie paralelnej prevádzky

Nový systém nemôžete nasadiť cez noc. Obvykle beží starý aj nový systém súbežne 1-3 mesiace. Po tú dobu platíte za oba — licencie, infraštruktúru, a hlavne čas ľudí, ktorí pracujú v oboch systémoch naraz.

Orientačné cenové rozpätie na slovenskom trhu

Nasledujúce čísla sú hrubé odhady na základe projektov, ktoré vidíme na trhu. Konkrétna cena závisí od špecifík vášho systému.

Malý systém (8 000 - 20 000 €)

Interná aplikácia pre 10-30 užívateľov. Evidencia, jednoduchý workflow, pár reportov. Typicky náhrada Accessovej databázy alebo starého PHP systému. Doba realizácie 2-4 mesiace.

Príklad: Firma s 25 zamestnancami mala evidenciu zákaziek v Exceli prepojenom s Access databázou. Nový webový systém s napojením na fakturáciu stál 14 000 € vrátane migrácie dát.

Stredný systém (20 000 - 80 000 €)

Systém pre 30-200 užívateľov s vlastnou business logikou. Riadenie výroby, CRM na mieru, dochádzový a mzdový systém. Viac integrácií, zložitejší dátový model. Doba realizácie 4-10 mesiacov.

Veľký systém (80 000+ €)

ERP, komplexný informačný systém, systém s desiatkami modulov a stovkami užívateľov. Často zahŕňa zmenu procesov vo firme, nie len výmenu softvéru. Doba realizácie 10-24 mesiacov. Horná hranica môže byť kľudne 400 000-800 000 €.

Skryté náklady, na ktoré sa zabúda

Na tieto položky sa v rozpočte pravidelne zabúda:

Čistenie dát (10-20 % rozpočtu). Viď vyššie. Dáta sú vždy v horšom stave, než si myslíte.

Školenie užívateľov (5-10 % rozpočtu). Nový systém znamená nové návyky. Ľudia potrebujú čas a podporu. Podcenenie školenia je najčastejší dôvod, prečo užívatelia nový systém odmietajú.

Testovanie (10-15 % rozpočtu). Nestačí, aby systém fungoval v ideálnych podmienkach. Musí zvládnuť reálne dáta, reálne scenáre a reálne chyby užívateľov. Automatizované testy, užívateľské akceptačné testy, záťažové testy — to všetko stojí čas.

Strata produktivity počas prechodu. Prvé 1-2 mesiace po nasadení sú ľudia pomalší. Počítajte s 20-30% poklesom produktivity v prvých týždňoch.

Licencie a infraštruktúra nového systému. Cloud hosting, SSL certifikáty, monitoring, zálohy. Mesačné prevádzkové náklady nového systému bývajú 120-1 200 € podľa veľkosti.

Dokumentácia a odovzdanie. Ak systém vyvíja externá firma, potrebujete dokumentáciu, aby vás dodávateľ nemohol držať ako rukojemníka.

Koľko stojí NEmodernizovať

Toto je číslo, ktoré firmy nesledujú, ale mali by:

Rastúce náklady na údržbu. Starý systém potrebuje špecialistov na staré technológie. Tých je každý rok menej a sú drahší. Hodinová sadzba vývojára na moderné technológie je 50-80 €. Na staré (Delphi, Visual Basic 6, staré PHP frameworky) je to 60-120 € — a ťažšie sa zháňajú.

Stratená produktivita. Ak systém nemá API a zamestnanci prepisujú dáta ručne medzi systémami, počítajte. 10 ľudí × 30 minút denne × 250 pracovných dní × priemerná mzda = desaťtisíce ročne vyhodnotého času.

Bezpečnostné riziká. Systém na Windows Server 2008 alebo PHP 5.6 nedostáva bezpečnostné záplaty. Jeden úspešný útok môže stáť viac než celá modernizácia. Priemerný náklad kybernetického incidentu pre malú firmu je 20 000 - 80 000 € (prestoje, obnova, pokuty GDPR).

Nemožnosť rastu. Starý systém nepojme novú pobočku, nový e-shop, nový typ produktu. Firma rastie, systém nie. Výsledok: obchod čaká na IT.

Ako to rozpočtovať

1. Začnite auditom

Než začnete plánovať rozpočet, nechajte si urobiť technický audit stávajúceho systému. Dobrý audit stojí 1 200-3 200 € a povie vám:

• Čo presne systém robí (často to nikto presne nevie)
• V akom je stave
• Aké sú možnosti (náhrada celá / po častiach / modernizácia stávajúceho)
• Hrubý odhad nákladov pre každý variant

2. Rozdeľte na fázy

Nerobte všetko naraz. Typický postup:

• Fáza 1: Audit + špecifikácia (1-2 mesiace, 5-10 % rozpočtu)
• Fáza 2: Náhrada najkritickejšieho modulu (3-6 mesiacov, 40-50 % rozpočtu)
• Fáza 3: Ďalšie moduly + integrácie (priebežne)
• Fáza 4: Odstavenie starého systému

Fázový prístup znižuje riziko a umožňuje priebežne overovať, že idete správnym smerom.

3. Počítajte s rezervou 20-30 %

Každý softvérový projekt prekročí rozpočet. Nie preto, že by dodávateľ podvádzal, ale preto, že sa v priebehu objavia veci, ktoré nikto nepredvídal. Explicitná rezerva je lepšia než predstieranie, že vyjdete na cent.

Kedy sa modernizácia vráti

ROI závisí od konkrétnej situácie, ale typicky:

• Zníženie nákladov na údržbu: 30-50 % ročne
• Úspora času zamestnancov: 10-25 % (eliminácia ručnej práce, lepšie UX)
• Zníženie chybovosti: menej reklamácií, menej opráv

Príklad: Firma platila za údržbu starého systému 24 000 € ročne. Nový systém stál 72 000 €, ročná prevádzka 7 200 €. Úspora na údržbe: 16 800 € ročne. Návratnosť: necelé 4,5 roka — a to nepočítame úsporu času zamestnancov a nové možnosti, ktoré starý systém neumožňoval.

U menších systémov býva návratnosť 1-2 roky. U veľkých 3-5 rokov.

Záver

Modernizácia starého systému nie je lacná záležitosť, ale odkladanie je drahšie. Kľúč je v príprave: urobte audit, rozpočtujte realisticky, počítajte so skrytými nákladmi a postupujte po fázach.

Ak zvažujete modernizáciu a chcete nezáväzný odhad nákladov, ozvite sa nám. Urobíme rýchlu analýzu a povieme vám, s čím počítať.