Kedy starý systém NEMODERNIZOVAŤ: 5 situácií
Sme firma, ktorá sa živí modernizáciou systémov. A napriek tomu vám povieme: niekedy je správna odpoveď nemodernizovať.
Za roky práce s klientmi sme videli projekty, ktoré mali zmysel od prvého dňa, aj projekty, ktoré nikdy nemali začať. Rozdiel medzi nimi nebol v technológii — bol v načasovaní, kontexte a úprimnosti pri hodnotení situácie.
Tu je päť situácií, kedy je lepšie starý systém nechať byť.
1. Systém funguje a firma nerastie
Máte interný systém, ktorý beží od roku 2014. Vyzerá škaredne. Kód sú špagety. Nikto nevie, prečo tam je tá jedna tabuľka s názvom tmp_final_v3_REAL. Ale — funguje. Ľudia ho používajú. Robí to, čo má.
A vaša firma? Stabilná. Nemáte v pláne expandovať na nové trhy, najímať desiatky ľudí, ani meniť obchodný model.
V takom prípade je modernizácia zbytočný náklad. Nie každý starý systém je problém. Niektoré sú len škaredé, ale spoľahlivé. A škaredosť nie je dôvod míňať desaťtisíce.
Modernizácia má zmysel, keď vás starý systém brzdí. Ak vás nebrzdí — ak firma funguje a rastie tak, ako má — tak to nie je investícia, to je kozmetická operácia.
Čo namiesto toho: Zdokumentujte systém. Uistite sa, že viete, ako funguje, kto ho spravuje, a čo sa stane, keď ten človek odíde. To je desaťkrát lacnejšie než prepisovanie a rieši reálne riziko.
2. Firma prechádza inou veľkou zmenou
Práve kupujete konkurenciu. Alebo vás niekto kupuje. Meníte vedenie. Sťahujete sa z jedného trhu na iný. Reštrukturalizujete obchodné oddelenie.
Nestrieľajte si do dvoch nôh naraz.
Modernizácia systému je sama osebe organizačná zmena. Vyžaduje pozornosť manažmentu, čas ľudí, rozhodovanie o prioritách. Ak toto všetko už spotrebúva iný projekt, modernizácia bude buď ignorovaná (a teda neúspešná), alebo bude ťahať pozornosť od dôležitejšej veci.
Navyše — pri akvizícii alebo reštrukturalizácii sa často menia samotné procesy. Nový systém postavený na starých procesoch je zbytočný. A nový systém postavený uprostred chaosu bude odrážať ten chaos.
Čo namiesto toho: Počkajte. Dokončite tú veľkú zmenu. Stabilizujte firmu. A potom sa pozrite, čo vlastne potrebujete. Možno zistíte, že po akvizícii preberáte systém kupovanej firmy a modernizácia vášho pôvodného nedáva zmysel.
3. Nemáte jasno v požiadavkách
"Chceme nový systém." Dobre. Čo presne má robiť? "No... to isté čo ten starý, ale lepšie." Čo znamená lepšie? "Aby to bolo rýchlejšie a modernejšie." Čo konkrétne je pomalé? "Všetko."
Toto je rozhovor, ktorý vedieme častejšie, než by sa zdalo. A vždy v ňom zastavíme a povieme: ešte nie ste pripravení.
Ak nedokážete popísať, čo presne vás na starom systéme trápi — konkrétne procesy, konkrétne problémy, konkrétne scenáre — tak nový systém bude len drahšia verzia toho starého. Pretože vývojári budú stavať podľa toho, čo vidia, nie podľa toho, čo potrebujete.
Najhoršia verzia tohto scenára: klient hovorí "chceme to ako Salesforce, ale pre nás." Nikto presne nevie, čo to znamená. Po šiestich mesiacoch vývoja sa ukáže, že každé oddelenie chcelo niečo iné. Projekt sa zastavuje, peniaze sú preč.
Čo namiesto toho: Investujte do analýzy. Strávte dva týždne tým, že si sadnete s každým oddelením a zapíšete: čo systém robí, čo nerobí, čo ľudí štve, a čo by im ušetrilo čas. Toto stojí zlomok ceny modernizácie a bez toho nemá cenu začínať.
4. Rozpočet nestačí na poriadne riešenie
Modernizácia systému, na ktorom závisí prevádzka firmy, nie je projekt za pár tisíc eur. A ak je váš rozpočet taký, máte dve možnosti: buď urobíte len kúsok (a zvyšok zostane starý), alebo urobíte všetko, ale narýchlo a zle.
Obe varianty sú horšie než nemoderný, ale funkčný systém.
Nedorobená modernizácia je najdrahší možný výsledok. Máte starý systém, nový systém, a dáta rozhádzané medzi nimi. Nikto nevie, kde je pravda. Ľudia robia workaroundy. A za rok stojíte pred rovnakým rozhodnutím, ale s menším rozpočtom, pretože ste ten prvý utratili.
Čo namiesto toho: Buď počkajte, kým budete mať rozpočet na celé riešenie, alebo investujte do menších zásahov, ktoré vám kúpia čas. Oprava najbolestivejších miest, automatizácia najotravnejších procesov, lepší monitoring — to všetko je lepšie než polovičná prestavba.
5. Problém vyrieši jednoduchší zásah
Toto je tá najčastejšia situácia, ktorú vidíme. Klient príde s požiadavkou na nový systém. Po analýze zistíme, že problém je jeden z troch:
- Starý systém nevie komunikovať s novými nástrojmi. Riešenie: API middleware — malá medzivrstva, ktorá prekladá dáta. Cena: desatina nového systému.
- Systém funguje, ale vyzerá zastarane a ľudia ho nenávidia. Riešenie: nový frontend nad starým backendom. Krabička je nová, motor zostáva. Cena: tretina.
- Dáta sa presúvajú ručne medzi systémami. Riešenie: automatizovaný export/import alebo integrácia. Cena: dni, nie mesiace.
Nie každý problém vyžaduje celkovú prestavbu. Niekedy dom nepotrebuje zbúrať — stačí opraviť strechu.
Dobrý dodávateľ vám toto povie. Zlý dodávateľ vám ponúkne nový systém, pretože z toho má vyššiu faktúru.
Čo namiesto toho: Pomenujte presný problém. Spýtajte sa: "Dá sa toto vyriešiť bez prepisovania celého systému?" Skoro vždy znie odpoveď áno.
Kedy naopak ÁNO modernizovať?
Aby sme neboli len negatívni — tu sú situácie, kedy modernizácia má jasný zmysel:
- Systém aktívne brzdí rast. Nemôžete najímať klientov, pretože systém nezvláda objem. Nemôžete expandovať, pretože systém nepodporuje nové procesy.
- Náklady na údržbu rastú rýchlejšie než hodnota. Každý mesiac platíte viac za opravu niečoho, čo sa rozpadá. Nový systém bude lacnejší než nekonečné záplaty.
- Kľúčová osoba odchádza. Jediný človek, ktorý systému rozumie, ide do dôchodku alebo mení prácu. Ak systém nie je zdokumentovaný a udržateľný, máte časovanú bombu.
- Bezpečnostné riziká. Systém beží na nepodporovanom softvéri, nemá aktuálne zabezpečenie, a spracúva citlivé dáta.
- Obchodný model sa zásadne mení. Prechádzate z offline na online, z produktu na službu, z lokálneho trhu na medzinárodný. Starý systém na to nebol stavaný.
V týchto prípadoch nie je otázka "či modernizovať", ale "ako rýchlo a ako chytro".
Záver
Modernizácia je nástroj, nie cieľ. Ako každý nástroj má svoje miesto a svoj čas. Najlepšia investícia, ktorú môžete urobiť, je poctivé zhodnotenie toho, či je ten čas teraz.
A ak si nie ste istí — spýtajte sa niekoho, kto vám vie povedať "nie". To je spoľahlivejšie než niekto, kto vám vždy povie "áno".