7 signálů, že váš podnikový systém potřebuje výměnu
Většina firem nepoužívá starý systém proto, že by chtěly. Používají ho, protože výměna vypadá dráž a složitěji než "ještě to nějak vydržet". Jenže ten starý systém mezitím tiše žere peníze, čas a nervy. Tady je 7 konkrétních příznaků, že nadešel čas přestat záplatovat a začít stavět znovu.
1. Nikdo nerozumí kódu
Původní vývojář odešel před pěti lety. Dokumentace buď neexistuje, nebo popisuje verzi z roku 2018. Když potřebujete změnit jednu funkci, trvá to týdny, protože nikdo neví, co se stane, když se sáhne na ten jeden soubor.
Tohle je extrémně běžné. Systém psaný jedním člověkem bez code review, bez testů, často v technologii, kterou dnes nikdo nový neumí (klasika: Visual Basic 6, starý PHP bez frameworku, dávno nepodporovaná verze Javy). Každá úprava je ruská ruleta.
Praktický test: Zkuste zadat externímu vývojáři jednoduchý úkol -- třeba přidání nového pole do formuláře. Pokud odhad přesáhne 3 dny práce, máte problém. Pokud vám řekne, že se v kódu nevyzná, máte velký problém.
2. Údržba stojí víc než hodnota, kterou systém přináší
Platíte měsíčně za hosting serveru, za občasné opravy, za licenci databáze, za člověka, který "se o to stará". Sečtěte si to za rok. A teď se zeptejte: co přesně ten systém dělá? Kolik práce reálně šetří?
Viděli jsme firmu, která platila 25 000 Kč měsíčně za údržbu interního systému na správu objednávek. Systém zvládal to samé co Airtable za zlomek ceny -- ale nikdo si nesedl a neporovnal to, protože "vždycky to tak bylo".
Praktický test: Sečtěte všechny náklady na systém za posledních 12 měsíců (hosting, licence, práce vývojáře, čas zaměstnanců strávený obcházením problémů). Porovnejte to s cenou moderní alternativy. Výsledek vás pravděpodobně překvapí.
3. Nejde napojit na nic dalšího
Potřebujete propojit systém s účetnictvím? S e-shopem? S CRM? Nejde to. Systém nemá API, nemá exporty v použitelném formátu, nemá webhooky. Jedinou možností je ruční přepisování dat z jednoho systému do druhého.
Tohle je jeden z nejdražších problémů, protože ho většinou řeší lidé -- a lidé dělají chyby. Jedna firma, se kterou jsme pracovali, zaměstnávala brigádnici na poloviční úvazek jen proto, aby přepisovala data z interního systému do fakturačního software. Každý měsíc. Ručně.
Praktický test: Máte v systému data, která potřebujete i jinde? Jak je tam dostáváte? Pokud odpověď obsahuje slovo "ručně" nebo "Excel export", je to signál.
4. Zaměstnanci systém obcházejí
Tohle je nejspolehlivější indikátor. Když si lidé vedle oficiálního systému vedou vlastní Excel tabulky, papírové poznámky nebo Google Sheety, znamená to, že systém nedělá to, co potřebují.
Není to chyba zaměstnanců. Jsou pragmatičtí -- potřebují svou práci udělat a systém jim v tom nepomáhá, takže si najdou cestu kolem. Problém je, že tím vzniká chaos: data jsou na třech místech, nikdo neví, které jsou aktuální, a při odchodu zaměstnance zmizí jeho "systém" s ním.
Praktický test: Projděte se po kancelářích (nebo se podívejte na sdílené disky). Kolik Excelů najdete, které duplikují data z hlavního systému? Kolik lidí má vlastní "evidenci"? Čím víc, tím horší je stav hlavního systému.
5. Bezpečnostní díry
Systém běží na Windows Server 2012, který Microsoft přestal podporovat. Databáze je MySQL 5.5, která nedostává bezpečnostní záplaty. Framework, ve kterém je systém napsaný, měl poslední update v roce 2019.
Není to abstraktní hrozba. Ransomware útoky na malé a střední firmy jsou běžné a útočníci cílí právě na nepodporovaný software, protože známé zranitelnosti nikdo neopraví. Jeden úspěšný útok vás bude stát víc než nový systém.
Praktický test: Zjistěte, na čem váš systém běží. Jaký operační systém? Jaká verze databáze? Jaký programovací jazyk a framework? Pak se podívejte, jestli tyto technologie stále dostávají bezpečnostní aktualizace. Pokud ne -- je to tichá bomba.
6. Systém zpomaluje růst firmy
Firma roste, přibývají zákazníci, zaměstnanci, objednávky. Ale systém byl navržený pro 10 uživatelů a 500 záznamů. Teď jich je 50 a 15 000. Systém se zasekává, pada, trvá minuty načíst seznam.
Nebo horší varianta: nemůžete spustit novou službu, protože systém ji nepodporuje a úprava by trvala měsíce. Konkurence nabízí online objednávky, vy ne -- protože váš systém to neumí a přidat to nejde.
Praktický test: Vzpomeňte si na poslední 3 nápady, které jste museli odložit nebo zrušit kvůli omezením systému. Kolik vás to stálo na ušlém příjmu? To je skutečná cena starého systému -- ne jen to, co platíte za údržbu, ale to, co kvůli němu nevyděláte.
7. Noví zaměstnanci se ho bojí
Nástup nového člověka trvá týdny, protože systém je neintuitivní. Vypadá jako z roku 2005 (protože z roku 2005 je). Nový zaměstnanec potřebuje sednout vedle zkušeného kolegy, který mu ukáže "kde se co kliká". Bez tohoto mentoringu je systém nepoužitelný.
Tohle je skrytý náklad: delší onboarding, vyšší frustrace, vyšší fluktuace. Mladší zaměstnanci jsou zvyklí na moderní aplikace. Když dostanou k práci systém s menu jako z DOSu, berou to jako signál, že firma je zastaralá. A odcházejí.
Praktický test: Zeptejte se posledních 3 nových zaměstnanců, co je na systému nejvíc frustrovalo. Odpovědi budou upřímné -- a pravděpodobně nepříjemné.
Co s tím? Praktické další kroky
Pokud jste se poznali ve 3 a více bodech, situace je vážná. Ale nemusíte hned všechno zahodit a stavět od nuly. Tady je pragmatický postup:
1. Audit aktuálního stavu. Zmapujte, co systém reálně dělá, kdo ho používá a jak. Co funguje? Co ne? Kde jsou největší bolesti?
2. Definujte, co skutečně potřebujete. Často zjistíte, že z celého systému aktivně používáte jen 30 % funkcí. Zbytek nikdo nepoužívá. Nový systém může být jednodušší.
3. Zvažte postupnou migraci. Nemusíte vyměnit všechno najednou. Můžete začít nejkritičtější částí a starý systém postupně nahrazovat modul po modulu.
4. Spočítejte si ROI. Srovnejte aktuální náklady (údržba + ušlý zisk + čas zaměstnanců) s investicí do nového řešení. Výměna systému většinou vyjde levněji, než si myslíte -- a rozhodně levněji než dalších 5 let záplatování.
5. Najděte partnera, ne dodavatele. Hledejte tým, který rozumí vašemu byznysu, ne jen technologii. Vývojáři, kteří se vás zeptají "proč to děláte takhle?" jsou cennější než ti, kteří jen napíšou, co jim řeknete.
V BASAD Studios děláme přesně tohle -- pomáháme firmám přejít ze starých systémů na moderní řešení, která drží krok s růstem firmy. Pokud si nejste jistí, jestli je čas na změnu, ozvěte se nám. Prvotní konzultace je zdarma.