Kolik stojí modernizace starého systému v Česku?
Máte systém, který běží 10 nebo 15 let. Funguje — většinou. Ale každá úprava trvá týdny, nový zaměstnanec se ho učí měsíce a dodavatel zvedá ceny, protože technologie, na které systém stojí, už nikdo nový neumí. Otázka není jestli modernizovat, ale za kolik a jak to naplánovat.
Tenhle článek vám dá reálný přehled nákladů na českém trhu. Žádné marketingové fráze — konkrétní čísla, konkrétní položky.
Co ovlivňuje cenu
Cena modernizace závisí na čtyřech hlavních faktorech:
1. Složitost systému
Jednoduchá webová aplikace s pár formuláři je něco jiného než ERP systém s 200 obrazovkami, vlastní business logikou a 15 lety záplat. Čím víc funkcí systém má, tím víc práce stojí jeho náhrada.
Klíčový ukazatel: počet unikátních business procesů, které systém pokrývá. Systém se 5 procesy je řádově jednodušší než systém s 50.
2. Objem a kvalita dat
Migrace dat je často nejdražší část celého projektu. Stará databáze má duplicity, nekonzistentní formáty, chybějící hodnoty a záznamy, které nikdo nechápe. Čištění dat před migrací může zabrat 20-30 % celkového rozpočtu.
Příklad: Firma s 500 000 záznamy v systému pro správu objednávek zjistila, že 15 % záznamů mělo chybné IČO dodavatele. Oprava trvala 3 týdny a stála 120 000 Kč — jen tato jedna položka.
3. Integrace s okolním světem
Starý systém málokdy existuje izolovaně. Napojení na účetnictví, e-shop, sklad, banku, datové schránky, ARES, ESO — každá integrace je samostatný kus práce. Počítejte 30 000-150 000 Kč za každou integraci, podle složitosti.
4. Období paralelního provozu
Nový systém nemůžete nasadit přes noc. Obvykle běží starý i nový systém souběžně 1-3 měsíce. Po tu dobu platíte za oba — licence, infrastrukturu, a hlavně čas lidí, kteří pracují v obou systémech najednou.
Orientační cenové rozpětí na českém trhu
Následující čísla jsou hrubé odhady na základě projektů, které vidíme na trhu. Konkrétní cena závisí na specifikách vašeho systému.
Malý systém (200 000 - 500 000 Kč)
Interní aplikace pro 10-30 uživatelů. Evidence, jednoduchý workflow, pár reportů. Typicky náhrada Accessové databáze nebo starého PHP systému. Doba realizace 2-4 měsíce.
Příklad: Firma s 25 zaměstnanci měla evidenci zakázek v Excelu propojeném s Access databází. Nový webový systém s napojením na fakturaci stál 350 000 Kč včetně migrace dat.
Střední systém (500 000 - 2 000 000 Kč)
Systém pro 30-200 uživatelů s vlastní business logikou. Řízení výroby, CRM na míru, docházkový a mzdový systém. Více integrací, složitější datový model. Doba realizace 4-10 měsíců.
Velký systém (2 000 000+ Kč)
ERP, komplexní informační systém, systém s desítkami modulů a stovkami uživatelů. Často zahrnuje změnu procesů ve firmě, ne jen výměnu software. Doba realizace 10-24 měsíců. Horní hranice může být klidně 10-20 milionů Kč.
Skryté náklady, na které se zapomíná
Na tyto položky se v rozpočtu pravidelně zapomíná:
Čištění dat (10-20 % rozpočtu). Viz výše. Data jsou vždycky v horším stavu, než si myslíte.
Školení uživatelů (5-10 % rozpočtu). Nový systém znamená nové návyky. Lidé potřebují čas a podporu. Podcenění školení je nejčastější důvod, proč uživatelé nový systém odmítají.
Testování (10-15 % rozpočtu). Nestačí, aby systém fungoval v ideálních podmínkách. Musí zvládnout reálná data, reálné scénáře a reálné chyby uživatelů. Automatizované testy, uživatelské akceptační testy, zátěžové testy — to všechno stojí čas.
Ztráta produktivity během přechodu. První 1-2 měsíce po nasazení jsou lidé pomalejší. Počítejte s 20-30% poklesem produktivity v prvních týdnech.
Licence a infrastruktura nového systému. Cloud hosting, SSL certifikáty, monitoring, zálohy. Měsíční provozní náklady nového systému bývají 3 000-30 000 Kč podle velikosti.
Dokumentace a předání. Pokud systém vyvíjí externí firma, potřebujete dokumentaci, aby vás dodavatel nemohl držet jako rukojmí.
Kolik stojí NEmodernizovat
Tohle je číslo, které firmy nesledují, ale měly by:
Rostoucí náklady na údržbu. Starý systém potřebuje specialisty na staré technologie. Těch je každý rok méně a jsou dražší. Hodinová sazba vývojáře na moderní technologie je 1 200-2 000 Kč. Na staré (Delphi, Visual Basic 6, staré PHP frameworky) je to 1 500-3 000 Kč — a hůř se shání.
Ztracená produktivita. Pokud systém nemá API a zaměstnanci přepisují data ručně mezi systémy, počítejte. 10 lidí × 30 minut denně × 250 pracovních dní × průměrná mzda = stovky tisíc ročně vyhozeného času.
Bezpečnostní rizika. Systém na Windows Server 2008 nebo PHP 5.6 nedostává bezpečnostní záplaty. Jeden úspěšný útok může stát víc než celá modernizace. Průměrný náklad kybernetického incidentu pro malou firmu v ČR je 500 000 - 2 000 000 Kč (prostoje, obnova, pokuty GDPR).
Nemožnost růstu. Starý systém nepojme novou pobočku, nový e-shop, nový typ produktu. Firma roste, systém ne. Výsledek: obchod čeká na IT.
Jak to rozpočtovat
1. Začněte auditem
Než začnete plánovat rozpočet, nechte si udělat technický audit stávajícího systému. Dobrý audit stojí 30 000-80 000 Kč a řekne vám:
- Co přesně systém dělá (často to nikdo přesně neví)
- V jakém je stavu
- Jaké jsou možnosti (náhrada celá / po částech / modernizace stávajícího)
- Hrubý odhad nákladů pro každou variantu
2. Rozdělte na fáze
Nedělejte všechno najednou. Typický postup:
- Fáze 1: Audit + specifikace (1-2 měsíce, 5-10 % rozpočtu)
- Fáze 2: Náhrada nejkritičtějšího modulu (3-6 měsíců, 40-50 % rozpočtu)
- Fáze 3: Další moduly + integrace (průběžně)
- Fáze 4: Odstavení starého systému
Fázový přístup snižuje riziko a umožňuje průběžně ověřovat, že jdete správným směrem.
3. Počítejte s rezervou 20-30 %
Každý softwarový projekt překročí rozpočet. Ne proto, že by dodavatel podváděl, ale proto, že se v průběhu objeví věci, které nikdo nepředvídal. Explicitní rezerva je lepší než předstírání, že vyjdete na halíř.
Kdy se modernizace vrátí
ROI závisí na konkrétní situaci, ale typicky:
- Snížení nákladů na údržbu: 30-50 % ročně
- Úspora času zaměstnanců: 10-25 % (eliminace ruční práce, lepší UX)
- Snížení chybovosti: méně reklamací, méně oprav
Příklad: Firma platila za údržbu starého systému 600 000 Kč ročně. Nový systém stál 1 800 000 Kč, roční provoz 180 000 Kč. Úspora na údržbě: 420 000 Kč ročně. Návratnost: necelé 4,5 roku — a to nepočítáme úsporu času zaměstnanců a nové možnosti, které starý systém neumožňoval.
U menších systémů bývá návratnost 1-2 roky. U velkých 3-5 let.
Závěr
Modernizace starého systému není levná záležitost, ale odkládání je dražší. Klíč je v přípravě: udělejte audit, rozpočtujte realisticky, počítejte se skrytými náklady a postupujte po fázích.
Pokud zvažujete modernizaci a chcete nezávazný odhad nákladů, ozvěte se nám. Uděláme rychlou analýzu a řekneme vám, s čím počítat.