Kdy starý systém NEMODERNIZOVAT: 5 situací
Jsme firma, která se živí modernizací systémů. A přesto vám řekneme: někdy je správná odpověď nemodernizovat.
Za roky práce s klienty jsme viděli projekty, které měly smysl od prvního dne, i projekty, které nikdy neměly začít. Rozdíl mezi nimi nebyl v technologii — byl v načasování, kontextu a upřímnosti při hodnocení situace.
Tady je pět situací, kdy je lepší starý systém nechat být.
1. Systém funguje a firma neroste
Máte interní systém, který běží od roku 2014. Vypadá ošklivě. Kód je spagety. Nikdo neví, proč tam je ta jedna tabulka s názvem tmp_final_v3_REAL. Ale — funguje. Lidé ho používají. Dělá to, co má.
A vaše firma? Stabilní. Nemáte v plánu expandovat na nové trhy, nabírat desítky lidí, ani měnit obchodní model.
V takovém případě je modernizace zbytečný náklad. Ne každý starý systém je problém. Některé jsou jen ošklivé, ale spolehlivé. A ošklivost není důvod utrácet statisíce.
Modernizace má smysl, když vás starý systém brzdí. Pokud vás nebrzdí — pokud firma funguje a roste tak, jak má — tak to není investice, to je kosmetická operace.
Co místo toho: Zdokumentujte systém. Ujistěte se, že víte, jak funguje, kdo ho spravuje, a co se stane, když ten člověk odejde. To je desetkrát levnější než přepisování a řeší reálné riziko.
2. Firma prochází jinou velkou změnou
Právě kupujete konkurenci. Nebo vás někdo kupuje. Měníte vedení. Stěhujete se z jednoho trhu na jiný. Restrukturalizujete obchodní oddělení.
Nestřílejte si do dvou nohou najednou.
Modernizace systému je sama o sobě organizační změna. Vyžaduje pozornost managementu, čas lidí, rozhodování o prioritách. Pokud tohle všechno už spotřebovává jiný projekt, modernizace bude buď ignorovaná (a tedy neúspěšná), nebo bude tahat pozornost od důležitější věci.
Navíc — při akvizici nebo restrukturalizaci se často mění samotné procesy. Nový systém postavený na starých procesech je zbytečný. A nový systém postavený uprostřed chaosu bude odrážet ten chaos.
Co místo toho: Počkejte. Dokončete tu velkou změnu. Stabilizujte firmu. A pak se podívejte, co vlastně potřebujete. Možná zjistíte, že po akvizici přebíráte systém kupované firmy a modernizace vašeho původního nedává smysl.
3. Nemáte jasno v požadavcích
"Chceme nový systém." Dobrá. Co přesně má dělat? "No... to samé co ten starý, ale líp." Co znamená líp? "Aby to bylo rychlejší a modernější." Co konkrétně je pomalé? "Všechno."
Tohle je rozhovor, který vedeme častěji, než by se zdálo. A vždycky v něm zastavíme a řekneme: ještě nejste připraveni.
Pokud nedokážete popsat, co přesně vás na starém systému trápí — konkrétní procesy, konkrétní problémy, konkrétní scénáře — tak nový systém bude jen dražší verze toho starého. Protože vývojáři budou stavět podle toho, co vidí, ne podle toho, co potřebujete.
Nejhorší verze tohoto scénáře: klient říká "chceme to jako Salesforce, ale pro nás." Nikdo přesně neví, co to znamená. Po šesti měsících vývoje se ukáže, že každé oddělení chtělo něco jiného. Projekt se zastavuje, peníze jsou pryč.
Co místo toho: Investujte do analýzy. Strávte dva týdny tím, že si sednete s každým oddělením a zapíšete: co systém dělá, co nedělá, co lidi štve, a co by jim ušetřilo čas. Tohle stojí zlomek ceny modernizace a bez toho nemá cenu začínat.
4. Rozpočet nestačí na pořádné řešení
Modernizace systému, na kterém závisí provoz firmy, není projekt za sto tisíc korun. A pokud je váš rozpočet takový, máte dvě možnosti: buď uděláte jen kousek (a zbytek zůstane starý), nebo uděláte všechno, ale narychlo a špatně.
Obě varianty jsou horší než nemoderní, ale funkční systém.
Nedodělaná modernizace je nejdražší možný výsledek. Máte starý systém, nový systém, a data rozházená mezi nimi. Nikdo neví, kde je pravda. Lidé dělají workaroundy. A za rok stojíte před stejným rozhodnutím, ale s menším rozpočtem, protože jste ten první utratili.
Co místo toho: Buď počkejte, až budete mít rozpočet na celé řešení, nebo investujte do menších zásahů, které vám koupí čas. Oprava nejbolavějších míst, automatizace nejotravnějších procesů, lepší monitoring — to všechno je lepší než poloviční přestavba.
5. Problém vyřeší jednodušší zásah
Tohle je ta nejčastější situace, kterou vidíme. Klient přijde s požadavkem na nový systém. Po analýze zjistíme, že problém je jeden ze tří:
- Starý systém neumí komunikovat s novými nástroji. Řešení: API middleware — malá mezivrstva, která překládá data. Cena: desetina nového systému.
- Systém funguje, ale vypadá zastarale a lidi ho nenávidí. Řešení: nový frontend nad starým backendem. Krabička je nová, motor zůstává. Cena: třetina.
- Data se přesouvají ručně mezi systémy. Řešení: automatizovaný export/import nebo integrace. Cena: dny, ne měsíce.
Ne každý problém vyžaduje celkovou přestavbu. Někdy dům nepotřebuje zbourat — stačí opravit střechu.
Dobrý dodavatel vám tohle řekne. Špatný dodavatel vám nabídne nový systém, protože z toho má vyšší fakturu.
Co místo toho: Pojmenujte přesný problém. Zeptejte se: "Dá se tohle vyřešit bez přepisování celého systému?" Skoro vždy zní odpověď ano.
Kdy naopak ANO modernizovat?
Abychom nebyli jen negativní — tady jsou situace, kdy modernizace má jasný smysl:
- Systém aktivně brzdí růst. Nemůžete nabírat klienty, protože systém nezvládá objem. Nemůžete expandovat, protože systém nepodporuje nové procesy.
- Náklady na údržbu rostou rychleji než hodnota. Každý měsíc platíte víc za opravu něčeho, co se rozpadá. Nový systém bude levnější než nekonečné záplaty.
- Klíčová osoba odchází. Jediný člověk, který systému rozumí, jde do důchodu nebo mění práci. Pokud systém není zdokumentovaný a udržovatelný, máte časovanou bombu.
- Bezpečnostní rizika. Systém běží na nepodporovaném software, nemá aktuální zabezpečení, a zpracovává citlivá data.
- Obchodní model se zásadně mění. Přecházíte z offline na online, z produktu na službu, z lokálního trhu na mezinárodní. Starý systém na to nebyl stavěný.
V těchto případech není otázka "jestli modernizovat", ale "jak rychle a jak chytře".
Závěr
Modernizace je nástroj, ne cíl. Jako každý nástroj má svoje místo a svůj čas. Nejlepší investice, kterou můžete udělat, je poctivé zhodnocení toho, jestli je ten čas teď.
A pokud si nejste jistí — zeptejte se někoho, kdo vám umí říct "ne". To je spolehlivější než někdo, kdo vám vždycky řekne "ano".